PENGENALAN
Amalan 5S merupakan satu kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak industri di Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selesa, kemas dan selamat. Amalan 5S bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal. Pelaksanaan Amalan 5S yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja. Selain memberi keutamaan kepada aspek kebersihan, kekemasan dan keselamatan di tempat kerja, Amalan 5S berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan/Agensi berasaskan Standard MS ISO 9000, khususnya dalam memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja. Pelaksanaan Amalan 5S yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat Jabatan/Agensi secara keseluruhan.
MAKSUD SINGKATAN 5 S
5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang dinyatakan :
Seiri/Sort/ Sisih : Menyisih fail lama tidak aktif dengan fail baru yang masih aktif.
Seiton/Set in order/Susun : Menyusun dokumen/ bahan/alatan pejabat supaya mudah diambil/diguna.
Seiso/Shine/Sapu : Menyapu/membersih ruang pejabat dan ruang kerja/bilik serta peralatan kerja individu.
Seiketsu/Standardise/Seragam : Menyeragamkan susunan fail/meja kerja/bilik mesyuarat/ peralatan pejabat.
Shitsuke/Sustain/Sentiasa Mengamalkan : selaluAmal aktiviti sisih, susun, sapu dan seragam.
AMALAN 5S
1. SISIH memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan:
• Menanda barang-barang yang tidak diperlukan lagi dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan kaedah Tag Kuning
• Menentukan tempat penyimpanan bagi barang/peralatan yang masih diperlukan.
• Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, rujuklah kepada Pekeliling/Arahan/Peraturan Kerajaan yang sedang berkuatkuasa.
2. SUSUN merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan SUSUN tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat. Selepas melaksanakan SISIH dengan jayanya, barang yang diperlukan hendaklah diSUSUN mengikut keperluan penggunaan. Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan:
• Gunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO).
• Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada barang/peralatan/rekod.
• Menyimpan barang/peralatan/rekod mengikut kategori.
• Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai.
KAEDAH PENYUSUNAN:
A) Barang/peralatan/rekod yang aktif digunakan:
• Situasi semasa bekerja – fail aktif dan dalam tindakan sahaja berada di atas meja kerja.
• Situasi selepas waktu kerja – fail disusun/disimpan semula ke tempat asal dengan mengikut kaedah susunan dan tatacara pengurusan fail.
• Alat tulis hendaklah sentiasa berada di dalam laci meja kerja dengan keadaan kemas dan teratur.
• Bahan-bahan rujukan semasa yang diperlukan sahaja berada di atas meja.
B) Barang/peralatan/rekod yang jarang digunakan:
• Barang/peralatan/rekod yang jarang digunakan termasuk fail separa aktif perlu disimpan mengikut prosedur pengurusan dengan kemas dan teratur bagi memudahkan capaian.
C) Barang/peralatan/rekod yang tidak digunakan:
• Barang/peralatan/rekod termasuk fail tutup hendaklah mengikut tatacara pengurusan barang/ peralatan/rekod.
• Bagi pesanan tempatan hendaklah mengikut tatacara perolehan/penyimpanan.
Kejayaan pelaksanaan SUSUN boleh diukur melalui ujian pencarian barang dalam tempoh yang ditetapkan (30 saat).
RUMUSAN KAEDAH PENYUSUNAN BERKESAN
1. Uruskan stok barang/alat tulis mengikut kaedah“First-In-First-Out (FIFO)”.
2. Barang/peralatan/dokumen disediakan tempat khas dan dilabelkan.
3. Barang/peralatan/dokumen hendaklah diletakkan di tempat yang mudah dilihat dan mudah dikesan.
4. Barang/peralatan/dokumen diletakkan di tempat yang mudah diambil dan disimpan semula.
5. Barang/peralatan/dokumen hendaklah boleh dicapai (retrieve) sebaik-baiknya dalam masa 30 saat.
6. Alatan eksklusif seperti kamera video, alat perakam diasingkan daripada alatan biasa.
7. Sediakan parkir (parking) untuk ruang mesin/peralatan yang mudah alih seperti mesin fotostat, mesin pencetak, mesin faksimili, mesin penjilid dan sebagainya.
3. SAPU adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan. SAPU juga memberi penekanan kepada penjagaan
kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan. Pembersihan atau SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan ruang kerja sentiasa kemas dan bersih. Langkah-langkah yang berikut perlu dijadikan panduan untuk melaksanakan SAPU secara berkesan:
i. Mengagihkan Tugasan Pembersihan Kebersihan di tempat kerja adalah menjadi tanggungjawab bersama. Pembahagian kawasan jagaan hendaklah dijelaskan dengan:
• Mengenalpasti ruang/peralatan/mesin yang perlu diwujudkan hak milik (ownership).
• Mengadakan jadual giliran harian pembersihan kawasan yang telah ditentukan.
ii. Menentukan hak milik (ownership) ruang/ peralatan bagi setiap ahli
iii. Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan dengan:
• Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan.
• Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang bersesuaian.
• Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan.
• Mewujudkan piawaian kerja pembersihan.
iv. Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan. Alatan/bahan keperluan kerja pembersihan hendaklah disediakan dan disusun supaya mudah disimpan dan diambil apabila diperlukan.
v. Melaksanakan kerja pembersihan Kerja pembersihan boleh dilaksana melalui:
• Mengenalpasti ruang dan peralatan yang perlu dibersihkan termasuk ruang atau bahagian yang tersorok
• Melaksanakan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap semua peralatan, lantai, dinding dan siling.
• Memastikan peralatan dalam keadaan bersih, baik dan berfungsi.
• Merekodkan dan melaporkan segala kerosakan peralatan untuk tindakan penyelenggaraan.
Kejayaan pelaksanaan Amalan SAPU boleh diukur melalui:
• Produk dan hasil kerja yang berkualiti.
• Persekitaran kerja yang selesa dan selamat.
• Keadaan persekitaran lebih bersih.
• Kos penyelenggaraan lebih rendah.
4. SERAGAM bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. Aktiviti 5S diperingkat ini dapat dilaksanakan dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai. Berikut ialah panduan untuk melaksanakan keseragaman secara cekap:
• Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H.
1. Who – Siapa yang bertanggungjawab.
2. Why – Mengapa perlu dilaksanakan.
3. When – Bila perlu dilakukan.
4. Where – Di mana perlu dilaksanakan.
5. What – Apa tindakan yang perlu diambil.
6. How – Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan.
• Mewujudkan senarai semak peraturan inventori.
• Mengadakan prosedur kerja pembersihan.
• Mengadakan jadual penyelenggaraan.
• Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM.
Kejayaan pelaksanaan SERAGAM diukur melalui:
• Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik.
• Mempunyai impak visual yang positif.
• Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP).
5. SENTIASA AMAL ialah usaha mengekalkan 4 Amalan 5S yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/Agensi. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan berterusan seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan 5S dapat dilaksanakan secara berkesan dan cekap. Berikut ialah panduan untuk mengekalkan Amalan 5S:
• Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S dengan mengadakan latihan yang berterusan.
• Memastikan audit dalaman Amalan 5S dilaksanakan secara berkala.
• Memastikan aktiviti promosi berterusan.
• Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga Jabatan/Agensi.
• Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik.
Kejayaan pelaksanaan SENTIASA AMAL ini boleh diukur melalui:
• Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit dalaman Amalan 5S Jabatan/Agensi.
• Warga Jabatan/Agensi sentiasa kelihatan ceria dan bersemangat melaksana Amalan 5S di samping mematuhi peraturan di tempat kerja.
• Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan di kalangan warga Jabatan/Agensi.
• Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa mengamal dan menambahbaik Amalan 5s di tempat kerja.
• Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja.
• Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen, pertandingan dan anugerah berkaitan Amalan 5S.